Страховые взносы с подотчетных сумм: суд поддержал налоговую
Если компания не доказала, что деньги были израсходованы на нужды бизнеса, инспекция вправе включить их в базу по взносам.
Краткий обзор
Налоговая инспекция провела камеральную проверку расчета по страховым взносам и пришла к выводу, что организация занизила базу. Основанием стали крупные суммы, выданные руководителю, которые, по мнению проверяющих, не были подтверждены как расходы на нужды компании.
Инспекция установила, что руководитель снимал деньги через банкоматы, расплачивался картой в магазинах, а часть наличных якобы использовалась на закупку лома металлов у физлиц. Однако организация не смогла документально подтвердить реальность и деловую цель этих операций.
Суды поддержали налоговый орган и указали:
- подотчетные суммы не исключаются автоматически из базы по взносам;
- если нет доказательств, что деньги потрачены в интересах организации, их могут признать доходом физлица;
- формального наличия первичных документов недостаточно, если сведения в них недостоверны.
В деле суды учли, что:
- не были подтверждены цели снятия наличных и оплаты картой;
- деньги не были оприходованы в кассу;
- документы по закупке лома содержали недостоверные сведения;
- часть лиц, указанных в документах, фактически не подтверждена;
- закупки выглядели экономически необоснованными, особенно с учетом фактического прекращения деятельности общества.
В результате доначисление страховых взносов и штрафа признали законным.
Вывод эксперта
Суд в очередной раз подтвердил практический подход: подотчетные суммы нужно не просто выдать и формально закрыть документами, а доказать их реальную связь с деятельностью компании.
Если организация выдает деньги директору или иному работнику, а затем не может показать:
- на что именно потрачены средства;
- почему эти расходы были нужны бизнесу;
- где приобретенные товары, материалы или иные активы;
- как они отражены в учете;
налоговый орган получает сильный аргумент для переквалификации таких сумм в личный доход физлица.
Особенно опасны ситуации, когда:
- деньги массово снимаются наличными;
- расходы идут по банковской карте без понятного назначения;
- документы оформлены задним числом или содержат ошибки;
- хозяйственная операция не подтверждается дальнейшим движением товара;
- сама сделка выглядит экономически сомнительной.
С точки зрения практики это дело важно тем, что суд прямо увязал спор не только с правилами о страховых взносах, но и с п. 1 ст. 54.1 НК РФ, то есть с запретом искажать сведения о фактах хозяйственной жизни. Иначе говоря, спор о подотчетных суммах может выйти далеко за рамки “обычной первички” и перейти в плоскость оценки реальности операций.
Основные риски для бухгалтера
1. Подотчетные суммы могут включить в базу по страховым взносам
Если организация не подтвердит, что деньги израсходованы на ее нужды, инспекция может признать их доходом работника или руководителя.
2. Возможны доначисления не только по взносам, но и по НДФЛ
Хотя в данном деле спор касался страховых взносов, аналогичный подход применяется и к налогообложению доходов физлиц.
3. Недостоверная первичка не спасает
Если в актах, кассовых документах, сведениях о физлицах, транспорте или товаре есть ошибки либо фиктивные данные, суд может полностью отклонить такие документы.
4. Отсутствие оприходования — серьезный негативный фактор
Если организация заявляет о закупке ТМЦ, но не отражает их поступление в кассе, учете или на складе, доказать реальность операции будет крайне сложно.
5. Наличное движение денег находится в зоне повышенного риска
Крупные снятия через банкоматы и расчеты картой без детальной расшифровки почти всегда вызывают дополнительные вопросы у проверяющих.
6. Экономическая необоснованность усиливает претензии инспекции
Если компания закупает большие объемы товара перед прекращением деятельности, без дальнейшей реализации и при наличии постоянных поставщиков, суд может посчитать такие операции нереальными.
7. Процедурные доводы не помогут без сильной доказательной базы
Ссылки на сроки, извещения и технические недостатки проверки обычно не работают, если по существу организация не доказала реальность расходов.
Что проверить бухгалтеру уже сейчас
- есть ли приказ или иное основание на выдачу денег под отчет;
- указана ли конкретная цель выдачи средств;
- представлены ли подтверждающие документы по каждому расходу;
- можно ли проследить движение приобретенных ТМЦ: от покупки до оприходования и использования;
- совпадают ли данные в первичке с реальными сведениями о контрагентах;
- отражены ли операции в кассовой книге, бухучете и налоговом учете;
- нет ли необъяснимых снятий наличных и личных покупок по корпоративной карте.
Практический вывод
Следует помнить подотчет — это зона высокого налогового риска, особенно если деньги получает руководитель. Если деловую цель расходов и реальность операций нельзя быстро подтвердить комплектом достоверных документов, инспекция с высокой вероятностью расценит такие суммы как личный доход с последующим доначислением страховых взносов и штрафа.
А. Селютин, юрист.
Постановление АС Уральского округа от 01.04.2026 по делу N А76-36174/2024
