ФНС: бумажные перевозочные документы сами по себе не лишают права на вычет НДС
Их оформление на бумаге также не является самостоятельным основанием для отказа в учете расходов по налогу на прибыль.
Бумажный формат перевозочных документов сам по себе не препятствует признанию расходов и применению вычетов по НДС. Такой вывод ФНС России изложила в письме от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@. Позиция согласована с Минфином России — письмо от 28.10.2026 № 03-03-08/95209.
Разъяснение касается применения обязательного электронного документооборота в сфере грузоперевозок. Соответствующие требования действуют с 1 сентября 2026 года в связи со вступлением в силу пункта 4 статьи 5 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». По общему правилу в электронном виде необходимо оформлять перевозочные и экспедиторские документы, транспортные накладные, в том числе железнодорожные, а также грузовые авианакладные.
Какие условия нужно соблюсти для учета расходов и вычетов
ФНС напомнила: для признания затрат при расчете налога на прибыль они должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и связанными с деятельностью, направленной на получение дохода. Эти требования закреплены в пункте 1 статьи 252 НК РФ. При этом учитываются исключения, предусмотренные статьей 270 НК РФ, а в случаях, указанных в статье 265 НК РФ, расходами признаются и убытки.
Подтвердить затраты могут документы, оформленные по российскому законодательству либо по обычаям делового оборота иностранного государства, где произведены расходы. Допускаются и документы, косвенно подтверждающие затраты, например таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы или отчет о выполненной по договору работе.
Для вычета НДС необходимо соблюсти условия пункта 2 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 НК РФ. В частности, приобретенные товары, работы или услуги должны предназначаться для облагаемых НДС операций и быть приняты к учету. Также требуются счета-фактуры продавцов и соответствующие первичные документы.
Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Пункт 5 этой статьи предусматривает составление первичного документа на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью.
Ответственность за нарушение правил документооборота сохраняется
Разъяснение ФНС не отменяет обязанности соблюдать специальные требования к оформлению документов в сфере грузоперевозок.
Статья 6.1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» в редакции Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ предусматривает ответственность клиента и экспедитора за нарушение обязательных требований. В частности, административная ответственность за невыполнение обязанностей, установленных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности, закреплена в статье 11.14.3 КоАП РФ.
А. Штоль, обозреватель.
